Владельцы часто говорят: стратегии нет на бумаге, но она у меня в голове. Или: все бизнес-процессы понятны, мы как-то работаем. Это самогипноз. Попробуйте простое упражнение: возьмите процесс приёма нового клиента и попросите трёх разных сотрудников (секретаря, продажника, бухгалтера) описать его за 5 минут по шагам. Вы получите три разные версии, и ни одна из них не будет полностью верной. Систематизация бизнес-процессов — это как раз про то, чтобы поймать эту разницу и превратить «магию» в инструкцию, которую поймёт даже стажёр.
Как это сделать без боли и миллионов? Есть два главных инструмента, доступных прямо сейчас. Первый — картирование AS IS — TO BE (как есть — как должно быть). Вы рисуете текущую схему процесса (AS IS), видите там дыры и костыли, а потом рисуете идеальную схему (TO BE), которую можно внедрить за неделю. Второй — матрешка процессов: каждый шаг в вашей схеме может быть отдельным процессом с собой схемой. Например, «выставление счёта» внутри себя имеет шаги: выбрать шаблон, заполнить реквизиты, отправить на подпись, отправить клиенту. Когда вы так раскладываете, хаос рассыпается на конкретные задачи, которые можно делегировать.